Microsoft 365 üzerinde açılan toplantı odası rezervasyon yapısında, accept yada decline cevabının alınamamasına ilişkin sorunun çözümü.

Ofisimiz içerisinde 2 adet yeni toplantı odası açıldı, bu bağlamda odaların Outlook client üzerinde rezerve edilmesine ilişkin gelen talebe istinaden Exchange online üzerinde Resources tabı üzerinde Add a room resource ile bir toplantı odası mailbox’ı başarılı bir şekilde oluşturuldu,

Booking requests ayarı ise gelen toplantı davetlerini otomatik olarak kabul yada kabul etme şeklinde ayarlanmış durumda olduğunu da gördük.

Yapılan bu başarılı konfigürasyon sürecinden sonra, test olarak bir toplantı daveti gönderilme aşamasında,  toplantı odasının adını da To: alanına eklenerek gönderimi sağladık, room mailbox’ a bu davetin iletildiğini de gördük ancak room mailbox otomatik olarak bu davete accept yada decline şeklinde bir cevap dönemiyor.

Bu durumun nedeni ise, Microsoft 365 yapınız da bir 3.party  sandbox mail security ürünü kullanıyorsanız, bu ürünün mail akış senaryosuna uygun bir şekilde yapılandırılan bir connector de olması gerekir.

Bu senaryoda şirket içi kullanıcılara bir toplantı daveti gönderildiğin de ve davet içerisine toplantı odası da eklendiğin de ( toplantı odası otomatik cevaplara açık olsa dahi) toplantı odası otomatik olarak accept yada decline edemiyor olacak, bunun sebebi ise connector un gelen bu maili dışarıdan olarak algılayıp şirket içine yönlendirmesini kesmesinden kaynaklanmaktadır.

Bu durumun önüne geçebilmek ve geçerli çözümü üretebilmek adına aşağıdaki powershell betiği çalıştırılmalıdır.

İlk komut ProcesExternalMeetingMessages parametresinin durumunu kontrol eder, default da False olarak gelmektedir.

Aşağıdaki komut ile bu parametreyi True ya çekilerek sorun çözülür, böylelikle gönderilen davet’ e toplantı odası otomatik olarak accept yada decline şeklinde cevap veriyor olacaktır.

Muharrem Gökgöz